The Hotel Marian (SC Hotels Operations Oy:n) yleiset tilaisuuksien ja ryhmävarausten toimitusehdot.
Mikäli tilaajan varauksen koko on vähintään kuusi (6) huonetta, tai kyseinen varaus on tehty vähintään kuudelle (6) henkilölle, luetaan se ryhmävaraukseksi. Tällöin sovelletaan ryhmävarauksen toimitusehtoja, mikäli asiasta ei ole erikseen toisin sovittu.
Kokous- ja tilaisuusvarausten kohdalla ei ole vähimmäismäärää, eli näissä tapauksissa tila- ja henkilömäärät voivat olla myös alle kuusi (6).
Kokous- ja ryhmävarauksissa yhteydenotot tehdään suoraan osoitteeseen . Varaus astuu voimaan ja on sitova siitä hetkestä lähtien, kun tilaaja vahvistaa varauksen kirjallisesti ja myyntipalvelumme palaa tilaajalle kirjallisen vahvistuksen kanssa. Varatessa tilaajan tulee ilmoittaa oma tai varaajana toimivan yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ryhmän saapumis- ja lähtöajankohta sekä maksutapa. Hotellilla on oikeus asettaa varauksen ehdoksi erilaisia sääntöjä koskien esimerkiksi varausmaksua ja luottokorttitakuuta. Tilaaja on aina vastuussa tehdystä varauksesta (katso kohta 12).
Varauksen vahvistuksen yhteydessä tilaajan tulee ilmoittaa luottokorttitiedot varauksen takaukseksi. Tämä tehdään sähköpostiin lähetettävän turvatun takauslinkin kautta. The Hotel Marialla on oikeus varmentaa luottokortti sovitulle summalle. Hotelli ei vastaanota luottokorttitietoja puhelimitse eikä sähköpostitse. Yritysvarauksissa jälkilaskutusoikeus tarkistetaan ja myönnetään yrityskohtaisesti.
Maksutapa tulee sopia varauksen yhteydessä. Ryhmille tehdään pääsääntöisesti yksi lasku. Tilaaja voi valita maksutavaksi joko luotto- tai pankkikortin, käteisen, ennakkomaksun tai lahjakortin. Jos tilaajan ja hotellin välille on tehty laskutussopimus, tilaajalle voidaan vaihtoehtoisesti lähettää koko- tai osaennakkolasku varauksesta. Jälkilaskutus on mahdollinen vain yrityksille, ja se sovitaan aina yrityskohtaisesti.
Vähimmäislaskutus on 1 000 euroa, ja laskutuslisä on 15 euroa / lasku. Ennakkomaksun maksuaikataulu sovitaan tilaajan kanssa etukäteen kirjallisesti. Mikäli maksua ei suoriteta eräpäivään mennessä, hotelli pidättää oikeuden varauksen perumiseen.
Tilaaja vastaa kaikista varaukseen liittyvistä kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita. The Hotel Maria pidättää oikeuden maksutavan muutoksiin, mikäli yrityksen luottoluokituksessa ilmenee huomattava muutos.
Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli lopullinen määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, tilaajalta laskutetaan toteutunut määrä.
Ryhmän nimilista tulee toimittaa hotellille viimeistään 14 vuorokautta ennen saapumispäivää. Listalta tulee käydä ilmi seuraavat yksityiskohdat:
Tilaisuutta koskevat lisätiedot tulee toimittaa hotellille viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Kyseisistä lisätiedoista tulee käydä ilmi seuraavat yksityiskohdat:
Ryhmävarauksiin ja tilaisuuksiin hinnoittelu tehdään paketoituna tapauskohtaisesti. Hinnalle määritelty voimassaoloaika näkyy tarjouksessa. Kaikki hinnat on ilmoitettu euroissa, ja niihin sisältyy arvonlisävero voimassa olevien verokantojen mukaan. Verkkokaupan hinnat ovat voimassa ainoastaan verkkokaupasta ostettaessa. Hotelli pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin.
Mikäli tilaajan varauksen koko on vähintään kuusi (6) huonetta tai kyseinen varaus on tehty vähintään kuudelle (6) henkilölle, luetaan se ryhmävaraukseksi. Tällöin varauksen peruutukseen sovelletaan ryhmämajoituksen peruutusehtoja. Mikäli asiakas ei ole perunut varausta tai on jättänyt saapumatta, hotellilla on oikeus veloittaa varauksen täysi hinta. Sama pätee tilanteissa, joissa asiakas saapuu myöhässä tai lähtee sovittua aikaisemmin. Tarkemmat peruutusmaksuun liittyvät ehdot ovat alla eriteltynä.
| Veloitus majoituskiintiön ja lisäpalveluiden arvosta | 1–14 huonetta | 15–29 huonetta | 30–49 huonetta | 50+ huonetta |
| Ei veloitusta | 14 vrk | 30 vrk | 60 vrk | 90 vrk |
| 50 % | 7 vrk | 14 vrk | 30 vrk | 60 vrk |
| 100 % | 3 vrk | 7 vrk | 14 vrk | 30 vrk |
Mikäli majoittuva asiakas tai tämän lähiomainen kohtaa äkillisen sairastumisen, onnettomuuden tai menehtymisen, kyseisen asiakkaan varaus perutaan kuluitta ja mahdollinen suoritettu ennakko palautetaan. Peruutus tulee tehdä ennen majoituksen alkua, ja takaisinmaksun edellytyksenä The Hotel Marialle on toimitettava peruutuksen syytä koskeva lääkärintodistus tai muu selvitys 14 vuorokauden kuluessa peruutuksesta. Myöhässä toimitettu todistus, majoituksen aikana tehty peruutus ja/tai loman keskeytys ei oikeuta varauksen peruutukseen, muutoksiin tai korvauksiin. Suosittelemme, että asiakkaalla on voimassa oleva matkavakuutus.
Kaikista peruutuksista tulee aina ilmoittaa kirjallisesti myyntipalveluumme. Hotellilla on oikeus muuttaa yllä olevia ehtoja, ja näissä tilanteissa poikkeavat ehdot vahvistetaan tarjousvaiheessa. Ehtoja voidaan soveltaa myös sesonkikohtaisesti.
Hotelli toimittaa huonekiintiön varaajalle varauskoodin, jonka avulla huoneita voidaan varata varaustilanteen mukaan. Kun asiakas varaa huoneen avoimesta kiintiöstä, hänelle ilmoitetaan varauskoodin voimassaoloaika. Hotellilla on oikeus yksipuolisesti sulkea kiintiö tarvittaessa. Yksittäisen huonevarauksen, joka on tehty kiintiöstä, voi peruuttaa kuluitta saapumista edeltävään päivään klo 18.00 mennessä, paikallista aikaa. Osallistujat voivat varata huoneensa soittamalla, lähettämällä sähköpostia tai käyttämällä hotellin verkkosivustolla annettua varaustunnusta. Luottokorttitiedot tarvitaan varauksen vahvistamiseen.
Mikäli hotelli on varattu yli kapasiteetin, hotelli järjestää uudet huonevaraukset ja maksaa kuljetukset järjestämäänsä hotelliin.
Mikäli asiakas ei ole perunut varausta tai on jättänyt saapumatta, hotellilla on oikeus veloittaa varauksen täysi hinta. Sama pätee tilanteissa, joissa asiakas saapuu myöhässä tai lähtee sovittua aikaisemmin. Mahdollisten alihankkijoiden toimittamien palveluiden kohdalla peruutusehdot määritellään erikseen varauksen yhteydessä. Tarkemmat peruutusmaksuun liittyvät ehdot ovat alla eriteltynä.
| Veloitus kokonaisarvosta | 1–14 henkilöä | 15–29 henkilöä | 30–49 henkilöä | 50+ henkilöä |
| Ei veloitusta | 14 vrk | 30 vrk | 50 vrk | 70 vrk |
| 50 % | 7 vrk | 14 vrk | 30 vrk | 50 vrk |
| 75 % | 3 vrk | 7 vrk | 14 vrk | 30 vrk |
| 100 % | 1 vrk | 3 vrk | 7 vrk | 14 vrk |
Mikäli hotelli varataan yksityistilaisuuksiin, peruutusehdoista ja -kuluista sovitaan erikseen.
Mikäli tilaisuuden osallistuja tai tämän lähiomainen kohtaa äkillisen sairastumisen, onnettomuuden tai menehtymisen, kyseisen osallistujan varaus perutaan kuluitta ja mahdollinen suoritettu ennakko palautetaan. Peruutus tulee tehdä ennen tilaisuuden alkua, ja takaisinmaksun edellytyksenä The Hotel Marialle on toimitettava peruutuksen syytä koskeva lääkärintodistus tai muu selvitys 14 vuorokauden kuluessa peruutuksesta. Myöhässä toimitettu todistus, tilaisuuden aikana tehty peruutus ja/tai keskeytys ei oikeuta varauksen peruutukseen, muutoksiin tai korvauksiin. Suosittelemme, että asiakkaalla on voimassa oleva matkavakuutus.
Kaikista peruutuksista tulee aina ilmoittaa kirjallisesti myyntipalveluumme. Hotellilla on oikeus muuttaa yllä olevia ehtoja, ja näissä tilanteissa poikkeavat ehdot vahvistetaan tarjousvaiheessa. Ehtoja voidaan soveltaa myös sesonkikohtaisesti.
Asiakkaalla on oikeus muuttaa vahvistettua henkilömäärää tilaisuuden varauksen vahvistusajankohdan jälkeen, kun muutos tehdään alla eriteltyjen muutosehtojen mukaan:
Kaikista muutoksista sekä siirroista tulee aina ilmoittaa kirjallisesti myyntipalveluumme. Osallistujamäärän muuttuessa, on hotellilla oikeus osoittaa varaajalle toinen tila sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista. Myös muut varauksen muutokset katsotaan aina tapauskohtaisesti ja saatavuuden mukaan.
Tilaaja on ensisijaisessa vastuussa kaikista ryhmän osanottajien aiheuttamista, hotellikiinteistöön ja sen irtaimistoon kohdistuvista vahingoista. Tämä koskee myös tilaajan ja ryhmävaraukseen kuuluvien henkilöiden laitteita, henkilökuntaa sekä esiintyjiä. Tilaaja vastaa kokonaisuudessaan tekemästään varauksesta.
Lisäksi tilaaja sitoutuu vastaamaan erikoisjärjestelyjen (esimerkiksi erityislupien, erikoiskoristelujen, ohjelman ja poikkeuksellisten teknisten laitteiden) kustannuksista, mikäli toisin ei sovita. Valokuvaamiseen hotellilta tulee aina pyytää erillinen lupa.
Tilaaja ja ryhmävaraukseen kuuluvat henkilöt sitoutuvat noudattamaan hotellin sääntöjä sekä henkilökunnan ohjeita hotellin tilojen, kalusteiden ja laitteiden käyttöön liittyvissä asioissa.
The Hotel Marialla on oikeus perua varaus pakottavista syistä ns. Force Majeure -esteen sattuessa. Tällöin hotelli ei voi toimittaa lupaamiaan palveluja esim. lakon, tulipalon, vesivahingon, luonnonkatastrofin, sotatilan tai muun hotellin toimintakykyä vaikeuttavan tekijän vuoksi. Näissä tilanteissa asiakkaalle palautetaan tämän mahdollisesti maksama ennakkomaksu.
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman The Hotel Marian suostumusta.
